Individuelles Wissen gemeinsam nutzen

Referenz: Klumpp, B. (2008), Wissensmanagement 2008/05, 40-41, „Individuelles Know-how global nutzen“

Wenn ein/e MA ausfällt, geht Wissen auf verschiedenen Ebenen verloren:

  • Sachwissen
  • Erfahrungen
  • Beziehungen
  • Arbeitsprozesswissen (vom Autor als Multiprojektwissen bezeichnet)
  • Streuwissen

Arbeitsprozesswissen: Wissen um die unzähligen kleinen und mittelgrossen Aufgaben und Arbeitsabläufe, die um die Kapazität der/des MA konkurrieren. Wissen wie man das alles nebeneinander hinbekommt.

Dabei stehen nicht einmal die äusserlichen Wissens-Haltepunkte wie Dokumente, Dateien, Notizen im Vordergrund, sondern das Wissen um

  • Welche Projekte laufen gerade ?
  • Welche Teilschritte sind bei welchem Projekt gerade
    • vorgesehen
    • abgemacht
    • schon fertig
    • eben erst begonnen ?
  • Was muss jetzt als nächstes getan werden ?

Natürlich hat jede/r seine Methode seine Arbeit zu strukturieren, mit ToDo-Listen, Outlook, PDA’s usw. Da beginnt schon die erste Schwierigkeit, dass dies sehr individuell geschieht – im Team ist das alles andere als transparent.

Wie kann die persönliche Arbeitsstrukturierung anderen MA etwas nützen ? Persönlichkeitschutz ?!

Ähnlich verhält es sich mit dem Streuwissen (gemeint ist natürliches nicht für Privates, sondern für die geschäftlichen Beziehungen):

  • Telefonnummern
  • Kundennummern
  • Passwörter zu Web-Seiten
  • und andere Kleinigkeiten

Die Wichtigkeit dieser Informationen fällt erst auf, wenn der/die betreffende MA ‚mal längere Zeit krank ist. Aber auch hier stellt sich immer die Frage nach der Grenze zwischen persönlichem Wissen und Unternehmenswissen.

Was also wäre zu wünschen ?

  1. Ein transparentes Zeitmanagement, das auch Hilfe für eine erfolgreiches persönliches Zetimanagement bietet. Zum Beispiel statt nur 20% Arbeitskapazität besser 80% in die wichtigen Aufgaben stecken – ein Zeitmanagementsystem muss Orientierungshilfe dafür bieten. Und Transparenz erfordert technisch Vereinheitlichkeit. Individuelle PDA’s und wertige Taschenagenda’s adee.
  2. Clear Desk auch elektronisch. So wenig es sinnvoll ist, wenn jede/r einfach am Feierabend die ganzen Aktenstapel tel quel in seine/ihre Schublade spediert, so wenig sinnvoll ist ein schlecht strukturiertes Dateiablagesystem ohne Tags, Verknüpfungen und Versionenkontrolle.
  3. Zettelwirtschaft zentralisieren: Streuwissen in niederschwellig nutzbaren zentralen Dateien sammeln. Ist besser als bei Abwesenheit eines/r MA mit schlechtem Gewissen in dessen/deren Pult zu wühlen.

Eine gute Rechte-Verwaltung und Datenschutzregelung ist ein notwendiger Rahmen.

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